كل الشركات على الإطلاق بمختلف أنواع عملها وأحجامها تهتم بعملائها، حتى الأعمال والمشاريع الصغيرة والتي تكون على نطاق ضيق كالتي تبيع منتجات بسيطة أو تقدم خدمات صغيرة ومحدودة تهتم بعملائها وزبائنها ويقترن نجاحها بشكل أساسي بطريقة تعاملها مع عملائها وخدمتهم.
ولذلك لابد اليوم لكل الشركات من موظفي خدمات عملاء (كول سنتر Call Center) محترفين ومهيئين بشكل جيد على أساليب التعامل مع العملاء وخدمتهم والتواصل معهم بأكثر الطرق فعالية وجودة.
حتى على المستوى الشخصي لو كنت تملك بقالية أو سوبر ماركت أو أي عمل تجاري أخر تحتاج لمهارات في التعامل مع زبائنك والاهتمام بهم وإلا لا يمكن أن ينجح المشروع بدون ذلك؛ فالزبون لن يعود إلى متجر ليشتري منه مرة أخرى إذا لم يلقى معاملة جيدة في المرة الأولى.
من هنا تنطلق أهمية خدمة العملاء بالنسبة للشركات والمشاريع. أن تكون قادر على خدمة عملائك وتمتلك مهارة هذه المهنة يفتح أمامك الكثير من الفرص، وحتى لو لم تكن صاحب مشروع له زبائنه وعملائه، فكل الشركات كما ذكرت تحتاج لموظفي خدمات عملاء.
بعض الشركات الكبرى تحتاج لعدد كبير من الموظفين بهذا المجال وفي الغالب لا تحتاج هذه المهنة لشهادات تخصصية وإنما تعتمد على المهارات التي تمتلكها إضافة للغات التي تتقنها في الشركات التي تهتم بجذب عملاء من خلفيات مختلفة.
لتكن موظف خدمة عملاء محترف كن طبيعيًا
لتكون موظف خدمة عملاء محترف ويجيد مهنته بشكل ممتاز لابد وبشكل أساسي من أن تكون أنت ذاتك وبطبيعتك لا أن تكون نسخة من القوانين المفروضة، طبعاً هذا لا يعني ألا نلتزم بقوانين الشركة أو الوسط الذي نعمل فيه فهذا يعرضنا للكثير من المشاكل ليس أولها الفصل من العمل، بل يعني أن نطوع هذه القوانين بما يتناسب مع شخصيتنا والمهارات الواجب استخدامها لهذه المهنة.
ففي التعامل مع العملاء يجب أن يكون موظف خدمة العملاء طبيعي في تعاملاته يعبر عن شخصيته ومميزاتها، أي يتواصل مع الزبائن والعملاء كإنسان وليس كروبوت آلي حتى لا يشعر العميل وكأنه يتعامل مع آلة.
تصرف مع كل عميل حسب شخصيته
لا يمكن لموظف خدمة العملاء التعامل مع جميع العملاء بذات الطريقة فهذا يقلل من جودة العلاقة ويشعر العميل بأنك غير مهتم به وبخدمته.
ويظهرك كموظف خدمة عملاء بأنك شخص غير كفئ لهذا الموقع. فالعميل بشر كغيره ونحن في حياتنا العادية لا نتعامل مع جميع الأشخاص بذات الطريقة كلٌ حسب شخصيته وطبيعته، فالعميل الذي يتذمر من كل شيء ويصعب إرضائه يختلف في المعاملة عن العميل الذي لا يكثر من الحديث ولا يتطلب كثيراً، ومن هنا يأتي دور ذكاء الموظف في تحديد شخصية العميل للتعامل معها بالطريقة الأنسب.
أجعل العميل راضٍ
المهم في العلاقة بين الموظف والعميل ومهما كانت طبيعة هذا العميل، ألا يشعر بأنه غير مرحب أو غير مرغوب به بل لا بد من أن تبذل الشركة وعبر موظفي خدمات عملائها قصارى جهدها لأن يكون كل العملاء في غاية الرضا من الشركة وموظفيها.
كن صبوراً
الصبر ضروري جدًا لموظفي خدمات العملاء، طبيعة هذا العمل يفرض على الموظف أن يتعامل كما أسلفنا مع الكثير من الأشخاص الذين تختلف طبائعهم وأمزجتهم، لذلك ضروري للموظف في هذا المنصب أن يكون صبوراً لأبعد الحدود ولا يتصرف مع العميل بتذمر وجفاف مهما كان العميل متكدر أو منزعج.
وفي كثير من الأحيان العميل لا يتواصل مع موظف خدمة العملاء إلا إذا كان لديه مشكلة ما مع الخدمة أو المنتج الذي حصل عليه من الشركة فمن الطبيعي أن يكون متذمر وغير راضي وهنا تأتي أهمية موظف خدمة العملاء ليتواصل مع هذا الشخص بكل ود واحترام ويقدم له ما يريد.
كن مستمع جيد
لابد لموظف خدمة العملاء المحترف من أن يكون لديه القدرة على الاستماع لمشاكل العملاء وتشخيصها لمعرفة ما يريدونه بالضبط وتقديمه لهم، ربما يكون العميل لا يعرف أسم الخدمة التي يريدها إن كانت الشركة تخصصية في مجال ما وبالتالي يشرح ما يريد بطريقة غير واضحة وهنا يأتي دور الموظف وقدرته على فهم احتياجات العميل ليقدم له ما يريد تمامًا.
مهارات التواصل
مهارات التواصل والمحادثة جدًا ضرورية لموظفي خدمات العملاء، فالعميل غير مهتم بقصة حياتك كموظف في الشركة ولا كيف حصلت على الوظيفة ولكن يريد حل سريع للمشكلة التي تواجهه أو توضيح حول استفسار ما.
فلا داعي لأحاديث جانبية غير ما يريده العميل أو تشتيته بعرض خدمات أخرى من الشركة لا يرغب بها. بل يجب أن يكون الموظف واضح ومختصر وبسيط في حديثه قدر الإمكان مع الزبون.
كن خبيراً
من الأشياء الضرورية لموظفي خدمة العملاء هو اطلاعهم وخبرتهم بكل الخدمات والمنتجات التي تقدمها الشركة التي يعملون بها حتى يزودون العميل بكل المعلومات الكافية والوافية. وإلا نقص الخبرة والاضطلاع من قبل الموظف سيُشعر ذلك العميل بالضجر ولن يعود مرة أخرى للشركة تلك.
فمثلاً عندما نتصل نحن بشركة الاتصالات التي نستخدم خدماتها في هواتفنا ونسأل الموظف المجيب عن خدمة ما ولا يعطينا معلومات كافية عما نريد حتمًا سنضجر من الشركة ونشعر بالاستياء منها.
استخدم لغة إيجابية
القدرة على استخدام لغة إيجابية في مخاطبة العملاء يجعل العميل يكوّن نظرة إيجابية عن الشركة ويمنحه شعور بالرضا عما حصل عليه حتى لو كان ذلك دون المستوى المرغوب.
فالفرق كبير بين أن تخاطب الزبون قائلاً: “لا يمكنك الحصول على هذه القطعة الآن لأنها غير موجودة، ستكون متاحة الشهر القادم وبين أن تقول “هذه القطعة سنكون متاحة في الشهر القادم، يمكننا تسجيل طلبك الآن وبالتأكيد سنرسلها لك فور توفرها .
حتماً الجملة الثانية تحمل إيجابية أكثر وستكون مرضية للعميل.
حل مشكل العميل سريعاً
من الضروري لموظف خدمة العملاء أن يكون مبادر ولديه القدرة على الإندفاع لحل المشاكل من تلقاء نفسه؛ فإن كانت المشكلة معقدة قليلاً أو تختلف عن المعتاد، فالعميل لن ينتظر الموظف حتى يستشير مديره أو المسؤول الأعلى منه، بل سيضجر سريعًا من الشركة وخدماتها.
لذلك لابد للموظف من أن يمتلك تلك البداهة اللازمة لحل المشكلة بأفضل وأسرع الطرق بغية إرضاء العميل مهما كانت تلك المشكلة معقدة.
كن مقنعًا
كثيراُ ما يُسأل الموظفين بهذه المواقع عن منتجات الشركة ومميزاتها، لذلك يلزم موظف خدمة العملاء قدرة على إقناع الزبائن بأن هذه الخدمة أو المنتج من الشركة هو المناسب لهم وهو الأفضل من بين منتجات الشركات المنافسة.
أعطي انطباع جيد
من مستلزمات هذه الوظيفة أيضًا وبشكل أساسي المظهر اللائق واللباقة في الكلام وتعابير الوجه المناسبة مثل الابتسامة وغيرها، فموظف خدمة العملاء هو صورة للشركة ويمثلها أمام زبائنها وعملائها وكل سلوك وتصرف منه يعطي انطباع للأخرين عن الشركة بما فيه مظهره ولباسه.
لذلك يستلزم أن يكون الموظف على وعي بهذا الجانب وحريص ليمثل الشركة ويعطي أفضل انطباع للآخرين عنها.
قد يتطلب أحياناً من موظف خدمة العملاء التواصل مع العملاء عبر الهاتف وهذا يستوجب منه مهارات إضافية وحذر أكثر في التعامل مع الأخرين، فلابد أن ينتبه هنا لنبرة الصوت وأسلوب الكلام لأنه يكون هو الأساس الذي يعطي الزبون انطباع عن الشركة بشكل عام.
هذه كانت أهم المهارات التي تلزم موظف خدمة العملاء ليكون ناجح في وظيفته لا موظف عادي ونسخة طبق الأصل من باقي الموظفين الروتينيين الذي يفرضون على أنفسهم تطبيق القوانين بحرفيتها ودون أي لمسة أخرى خاصة بهم تعبر عن شخصيتهم وطبيعتهم.
